Secrétaire
Emploi
-, 75, Paris, Île-de-France
Mission :
Assurer le bon fonctionnement d'une entité, organiser, exploiter classer l'ensemble des informations administratives, techniques de l'association. Sous l'autorité du président et du secrétaire général.
Missions principales :
- Procéder à l'ouverture des locaux et à la fermeture, en l'absence des dirigeants,
- Gérer l'accueil téléphonique, renseigner, identifier, aider et orienter les adhérents et les visiteurs, avec bienveillance.
- Procéder à l'enregistrement du courrier départ et arrivé, ainsi qu'à son expédition, (lettre et colis) (Tout courrier sortant du secrétariat doit porter un numéro d'enregistrement et une référence dans DROPBOX (serveur)
- Assurer la gestion de l'agenda et des déplacements du responsable hiérarchique et éventuellement des autres personnes du bureau .
- Assurez la frappe et la présentation des documents,
- Triez et mettre à jour tous les documents permettant de diffuser les informations, (listing des fédérations, des personnalités, des invités (sous format Word),
- Organiser le classement des documents et dossiers, (Papiers et DROPS)
- Recueillir, diffuser et classer les informations spécifiques à l'activité de l'association, des commissions,[...]
